Giới thiệu về kế toán excel bạn cần biết

Kế toán Excel có thể làm được những điều kỳ diệu gì mà lại phải học nó?

– Làm kế toán excel với những tính năng tự động mà không cần phải học ngôn ngữ lập trình VBA (visual basic )

– Số lượng sheet rất ít: Một số sheet sổ cái – các bạn chỉ cần chọn số tài khoản sổ cái và in dữ liệu là xong thay vì như nhiều trung tâm đang dạy, với mỗi một tài khoản bạn lại phải tạo một sheet mới rồi dùng hàm lọc copy dữ liệu từ sheet nhập liệu sang rồi chỉnh sửa … mất quá nhiều thời gian.

– Tự động trích suất dữ liệu từ sheet nhập liệu để chuyển sang sổ kế toán, báo cáo tài chính hay phiếu thu chi – nhập xuất tự động => Bạn hoàn toàn làm được điều đó với một file kế toán excel sử dụng công thức là chủ yếu.

– Lập sổ một lần, có thể sử dụng nhiều lần cho nhiều doanh nghiệp đồng dạng, nhiều năm khác nhau mà chỉ cần chỉnh sửa một chút thông tin.

– Tất cả những điều trên đều là do việc vận dụng công thức excel một cách linh hoạt và thông minh.

– Kỉ nguyên làm kế toán excel thủ công bằng tay (1+1 = 2) đã không còn nữa mà bây giờ phải là tính nhân bản, số lần tái sử dụng là không giới hạn.

– Vậy còn chần chừ gì nữa hãy trang bị cho mình kỹ năng sử dụng excel để làm kế toán một cách nhanh nhất, chính xác nhất để bạn luôn tỏa sáng với sếp và nhà tuyển dụng.

1. Giới thiệu về tác giả

Xin chào tất cả các bạn, tôi là Trường – một người đam mê Excel và được đào tạo rèn luyện trong môi trường kế toán. Tôi mong muốn được chia sẻ cho các bạn những gì tôi biết không chỉ về kế toán excel mà còn về nhiều lĩnh vực khác của kế toán và Excel. Một trong những dự án tôi ấp ủ từ lâu đó là phát hành series những video hướng dẫn làm kế toán excel, giúp các bạn thiết kế được những file kế toán excel có nhiều tính năng như một phần mềm kế toán.

Bài đầu tiên trong series chuỗi các video, tôi sẽ chia sẽ với các bạn về thế nào là kế toán excel, tại sao lại phải học kế toán excel,… và giới thiệu sơ qua về file kế toán excel  tôi dùng để chia sẻ với các bạn.

2. Giới thiệu về kế toán excel

Kế toán excel là gì?

Đầu tiên chung ta sẽ cùng tìm hiểu xem kế toán excel là gì? Chưa có một định nghĩa chính xác và đầy đủ về thế nào nào là kế toán excel hay kế toán excel là gì. Tuy nhiên theo quan niệm của bản thân tôi, thì kế toán excel là việc dùng excel để thực hiện hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo lập sổ kế toán và lên báo cáo tài chính. Sử dụng những công cụ, tính năng của excel để giúp công tác kế toán trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và có tính nhân bản.

Vì sao kế toán excel lại được áp dụng rộng rãi?

Hiện tại số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn rất lớn, một số lượng không nhỏ các doanh nghiệp đó không muốn đầu tư phần mềm kế toán mặc dù chi phí sử dụng phầm mền ngày càng rẻ. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng trên đó là các doanh nghiệp không quá chú trọng công tác kế toán. Và người lãnh đạo doanh nghiệp cũng không có nhiều kiến thức về kế toán để thấy được tầm quan trọng phải  đầu tư một cách bài bản vào xây dựng hệ thống thông tin kế toán.

Từ những tồn tại trên mà Excel vẫn được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn để làm công tác kế toán. Do đó việc những người làm kế toán cần phải được trang kiến thức và kỹ năng sử dụng excel trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Nên học kế toán excel trước hay sau khi đi làm?

Học kế toán excel không lúc nào là sớm cả, thế nên bạn cần phải học kế toán excel càng sớm càng tốt. – — Các bạn sinh viên học kế toán excel sẽ dễ dàng hình dung được phần lớn công việc của một kế toán tổng hợp của một công ty vừa và nhỏ thì cần phải làm những gì, hiểu được việc lập một file kế toán excel như thế nào,…

– Các bạn đã tốt nghiệp mà chưa có cơ hội học kế toán excel thì với những kiến thức được sau khi tốt nghiệp sẽ giúp các bạn tự tin hơn, nắm vững hơn việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Nắm được luồng luân chuyển dữ liệu kế toán từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến sổ kế toán rồi đến báo cáo tài chính. Giúp các bạn dễ dàng vượt qua các bài kiểm tra tin học, kế toán excel trong quá trình phỏng vấn mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng để tuyển dụng kế toán. Cũng như việc bạn biết phải bắt đầu lập sổ từ đâu, lập file kế toán thế nào khi tiếp nhận công việc từ một công ty đang áp dụng kế toán excel để hạch toán và lập báo cáo tài chính.

– Các bạn đã đi làm nhưng chỉ làm trên phần mềm kế toán mà không làm trên kế toán excel. Biết đâu một ngày nào đó bạn chuyển sang một công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán mà đó là excel. Kế toán cũ để lại một file lằng nhằng toàn công thức, bạn không biết sử dụng công thức excel, không hiểu cách sử dụng công thức để lấy dữ liệu và lập báo cáo tài chính. Đó đó, bạn cần phải học kế toán excel để phòng cho trường hợp này, thì bạn sẽ tự tin tiếp nhận công việc. Và luôn sẵn sàng chuyển đến môi trường mà mình thấy phù hợp hơn thay vì không trang bị cho mình kỹ năng kế toán excel để rồi thu hẹp cơ hội nghề nghiệp của mình.

Tự học kế toán excel hay đến trung tâm để học?

Tự học kế toán excel là việc một số bạn vẫn làm và trên thực tế tôi cũng là người tự học kế toán excel. Thế nên tôi khuyến khích những bạn có kiến thức tốt về excel nên tự học kế toán excel thì sẽ tốt hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng có kiến thức vững vàng về excel và hàm excel. Do đó việc tự học sẽ tốn rất rất nhiều thời gian và công sức của bạn. Thậm chí hiểu sai vấn đề dẫn đến làm sai cả file kế toán excel, sai lệch thông tin trong báo cáo tài chính.

Đặc biệt là khi phát sinh lỗi sai, báo cáo tài chính bị lệch giữa tổng tài sản và tổng nguồn vốn hay tài khoản 111 có số dư có chẳng hạn. Nhiều bạn không biết cách khắc phục lỗi như thế nào. Và thế là lo lắng, cuống cuồng, mất thời gian tìm lỗi mà vẫn bị stress.

Do đó, cần phải đi đến một trung tâm đào tạo kế toán excel uy tín để học, để được những giáo viên giàu kinh nghiệm hướng dẫn bạn làm kế toán excel thì bạn sẽ rút ngắn được thời gian học nhưng chất lượng thì cao hơn nhiều so với tự học.

Học tại trung tâm đào tạo kế toán hay trung tâm tin học?

Nếu có một trung tâm đào tạo chuyên về kế toán excel thì bạn nên đến trung tâm đó để học thì bạn sẽ thu được nhiều kinh nghiệm hơn nhiều những nơi còn lại.

Còn lại thì bạn có thể cân nhắc việc đến một trung tâm đào tạo kế toán có nhiều giáo viên có kinh nghiệm về kế toán thực tế. Trước khi đăng ký học bạn nên tìm hiểu rõ nội dung chương trình mà họ dạy bạn, rồi so sánh với nội dung của các trung tâm khác xem nội dung ở đâu đầy đủ, chi tiết hơn. Sau đó bạn nên đến đăng ký học thử xem thế nào, 1 buổi học thử là đủ rồi, bạn học và cảm nhận về sự nhiệt tình của giáo viên, đánh giá về chứng từ kế toán sử dụng,… Nếu ở đâu bạn thấy bạn học sẽ đạt hiệu quả cao nhất là được.

Quan trọng là bạn hấp thụ đc bao nhiêu chứ không phải là giáo viên có thể truyền bao nhiêu J đó mới là mấu chốt của vấn đề. Kỹ năng truyền thụ của giáo viên như thế nào mới quan trọng.

Còn với trung tâm tin học, thì có một số nơi có được chương trình đào tạo hay, giáo viên giỏi về môn kế toán excel. Nên đây cũng là một nguồn đáng để bạn tham khảo.

Các phần chính của file kế toán excel

– Menu

Bất kể một phần mềm kế toán hay file kế toán excel nào, việc một menu link tới các sổ kế toán, nhập chứng từ, báo cáo tài chính,… là một điều khá quan trọng. Từ menu này, người dùng chỉ cần click chọn tên sổ, báo cáo,… muốn thao tác hay chỉnh sửa là excel sẽ tự động chuyển đến mà không phải mất thời gian tìm xem sheet mình đang tìm nằm ở đâu trong một file kế toán excel có hàng chục sheet. Ngược lại khi đang thao tác ở sheet hiện tại, chúng ta cũng chỉ cần một click là có thể về Menu để chúng ta dễ dàng chọn sheet khác chúng ta đang muốn thao tác tiếp theo.

– Danh mục: tài khoản, nhà cung cấp, nhân viên, tài khoản ngân hàng,…

Sau khi xây dựng được danh mục, chúng ta sẽ tiến hành cập nhật các danh mục. Sở dĩ Danh mục quan trọng như thế bởi vì, danh mục chứa các thông tin cần thiết được sử dụng ở nhiều sổ sách, báo cáo khác nhau. Mà thiếu danh mục thì chúng ta sẽ mất nhiều thời gian nhập đi nhập lại cùng một thông tin => Điều đó sẽ được giải quyết chỉ bằng việc lập một danh mục quản lý.

Đơn cử như trong việc tính lương nhân viên. Rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên chấm công bằng vân tay (mỗi vân tay đều được gán cho một mã số)

Chúng ta lập một danh sách (danh mục) nhân viên, với mỗi một nhân viên sẽ tương ứng với một mã số. Khi tính lương các tháng chúng ta chỉ cần truy suất thông tin từ danh mục trên để điền thông tin nhân viên để tính lương cho nhân viên với số ngày công tương ứng. Nếu không có danh mục thì chúng ta sẽ phải nhập lại các thông tin như tên, phòng ban, mức lương cơ bản,… của nhân viên rồi ghép với ngày công tháng đó để tính lương -> làm như thế sẽ mất rất nhiều công.

– Sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt, sổ khác.

Form mẫu cho các loại sổ này, các bạn hãy lấy trực tiếp từ chế độ kế toán, không nên sáng tạo. Trong chế độ kế toán cũng qui định rất rõ các loại sổ sách chứng từ nào cần phải tuân thủ và loại nào thì tùy thuộc vào doanh nghiệp.

Còn về cách sử dụng công thức để lấy dữ liệu điền tự động vào các sổ thì gần như giống nhau (trên 98%), do đó, các bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều khi làm một file kế toán linh hoạt như thế.

– Báo cáo tài chính

Form mẫu lấy từ chế độ kế toán.

Công thức Excel sẽ tự động được lấy dữ liệu từ các sheet khác để cập nhật vào báo cáo tài chính, bạn chỉ cần kiểm tra xem dữ liệu đã chính xác hay chưa, hoặc có cần chỉnh sửa gì không mà thôi.

– Các hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung, nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ

Khi bạn biết cách sử dụng công thức excel trong kế toán, thì việc áp dụng hình thức kế toán nào không còn là mối bận tâm với bạn. Vì bạn có thể chỉnh sửa file kế toán excel theo các hình thức khác nhau một cách dễ dàng.

Trong series video chia sẻ về kế toán excel của tôi, tôi sẽ hướng dẫn các bạn làm kế toán excel trên hình thức nhật ký chung – vì đây là hình thức phổ biến nhất và hay được áp dụng nhất với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.